이메일 활용 가이드

씽크프리는 업무 특성상 메일로 의견 교환이 많습니다. 특히, 저의 경우 외국 파트너나 엔지니어와의 의견 교환이 많을 뿐만 아니라 내부에서도 무척 많은 편입니다. 간혹, 메일을 주고 받는 과정에서 오해가 많이 발생해서 난처한 일이 발생한 적이 있었습니다. 특히, CC를 말그대로 참고로 넣었는데 CC로 받는 분중에서 오해가 많이 생기더군요..^-^ 이럴 때마다 항상  나름대로 주의해서 메일을 써야 겠다라는 생각을 했었습니다. 우연히 블루문님의 블러그에서 이와 관련된 좋은 글이 있어 소개합니다.

1. 제목은 상대방 입장에서 쓸 것
- 이메일의 제목은 상대방이 쉽게 알아 볼 수 있는 제목으로 작성할 것
- 보낸 이메일은 자신의 것이 아니라 "상대방의 것"임을 명심할 것
- 연속으로 메일을 보낼 경우 비교 관리하기 쉽도록 제목을 정할 것
- 내부 소통을 위한 이메일과 외부 전달을 위한 이메일의 제목을 혼용하지 말 것

>> 추가 하고 싶은 내용
CC를 추가할 경우에도 해당 받는 사람의 입장을 고려해서 작성하는 것이 좋다. 특히, 조직에서는 다른 부서의 상관이나 특정 이해관계에 있는 분들이 오해를 할 수 있는 단서가 될 수 있다.
 
2. 적절한 호칭을 사용할 것
- 상대방 조직에서 사용하는 정식 호칭을 거명할 것
- 호칭에 맞는 상대 존칭을 사용할 것
- '압존법'을 극단적으로 사용하지 말 것
- 그러나 '압존법'을 분명히, 경우에 맞게 사용할 것
 
3. 이메일 본문 작성의 핵심
- 제목에서 언급한 내용으로 먼저 시작할 것
- 문장은 항상 두괄식으로 작성할 것
- 불필요한 문장으로 이메일의 핵심을 흩뜨리지 말 것
- 달리 해석할 수 있는 함축적인 문장과 단어를 사용하지 말 것
- 상대방을 앞에 두고 이야기한다고 상상하며 이메일을 쓸 것
- 민감한 사안이라면 반드시 '구두로 먼저 이야기'하고 이메일을 쓸 것
 
>> 최대한 핵심을 간단하에 정리해서 보내는 것이 좋다.

4. 다른 기억해야 할 것들
- 보낸 이메일은 반드시 다른 사람에게 공개 된다
- 사적인 내용조차 반드시 공개 된다
- 이메일의 법률적 효력은 약하나 법정에서 참조 자료가 된다
- 한 번 보낸 이메일은 회수할 수 없으니 교정하고 또 교정해도 부족함이 없다
- 첨부 파일이 포함되었는 지 반드시 확인하라
- 이메일은 보조 커뮤니케이션 수단임을 명심하라, 진정한 커뮤니케이션은 면대면 대화다.

                                                                        출처 : http://i-guacu.com/1623

2008년에는 메일도 잘쓰고 오타도 없애는 한해를 만들어 보겠습니다.

모두 즐거운 구정 연휴 잘 보내세요!!